Formulario VA3 Posgrado
Modificación de Actas de Calificaciones
Ingrese de forma regular al módulo Gestión Docente del sistema SICOA y en el panel lateral izquierdo escoja la opción Solicitud VA3 – Solicitud Registro
En el panel central se desplegarán las opciones para el registro de la solicitud, así:
- Escoja el periodo académico sobre el cual necesita realizar una solicitud.
- Escoja el tipo de solicitud – Modificación de acta
- Escoja el programa en el cual tiene un distributivo de trabajo habilitado para el periodo previamente seleccionado.
- Escoja el tipo de acta a solicitar modificación
Si alguna de las opciones no se habilita para la selección de datos, por favor reporte el particular a la secretaría de posgrado para que se valide la información de su distributivo de trabajo.
Si los datos escogidos coinciden con los datos de su distributivo, se habilitarán las siguientes opciones:
- Despliegue la viñeta del lado izquierdo junto al nombre del programa y se habilitará el listado de estudiantes matriculados. Compruebe que el número de registros que se visualiza en el extremo inferior derecho coincida con el número de estudiantes de la asignatura. De no ser el caso, reporte el particular a la secretaría de carrera para que verifiquen la información.
- Escoja el o los estudiantes sobre los cuales va a solicitar la autorización de modificación de acta de calificaciones.
- Ingrese la razón que justifica la necesidad de modificar los registros de calificaciones.
- Presione el botón Examinar y busque el documento (formato .pdf) de justificación del requerimiento.
Escoja un archivo válido que no supere las 2MB de tamaño.
Observará un mensaje de confirmación si el archivo se ha cargado de manera exitosa
5. Presione la opción Enviar Solicitud
Observará un mensaje de confirmación respecto a la acción que va a realizar
Si está seguro de los datos registrados presione Si, Guardar para enviar la solicitud, caso contrario presione No, Cancelar y no se registrará la solicitud.
Si presiona la opción Si, Guardar y ha registrado todos los datos solicitados, observará un mensaje de confirmación de que su solicitud ha sido enviada.
El Coordinador del programa recibirá mediante correo electrónico un mensaje de notificación de la solicitud enviada.
Si presiona el botón Guardar y no ha escogido ningún estudiante del listado, la solicitud no se procesará.
Si presiona el botón Guardar y no ha registrado una justificación observará un mensaje de advertencia en la parte inferior, y la solicitud no se enviará.
Si presiona el botón Guardar y no se ha cargado un archivo, la solicitud no se enviará.
El requerimiento de modificación de acta de calificación debe ser aprobado por el Coordinador del Programa. Usted puede revisar el estado del proceso ingresando nuevamente a la solicitud VA3.
Si el Coordinador aprueba o niega su requerimiento, recibirá una notificación mediante correo electrónico informando del estado de la solicitud.
Si su solicitud ha sido aprobada, ingrese de manera regular al formulario Calificaciones Módulos de Posgrado y registre las calificaciones de los estudiantes autorizados para modificación de calificaciones.
La autorización tiene vigencia de 8 días a partir de la aprobación; por lo que debe ser ejecutado dentro del plazo establecido.
Si la autorización no se ejecuta dentro del plazo establecido deberá coordinar con secretaría para que el acta sea legalizada nuevamente y pueda repetir la solicitud.
Si la solicitud ha sido negada, deberá repetir el procedimiento conforme las observaciones que haya recibido del Coordinador.
Las modificaciones de actas de calificaciones se podrán realizar únicamente dentro de las fechas parametrizadas para generación e ingreso de actas de calificaciones, si se encuentra fuera de dicho plazo observará un mensaje que impide realiza la acción. Informe del particular a la secretaría de carrera para que se coordine con la administración del sistema de ser el caso.
No debe iniciar un nuevo procedimiento de modificación de calificaciones respecto al mismo programa y estudiantes, mientras no haya finalizado hasta la legalización del acta el requerimiento en curso.
